Softwarelösungen für effizientes IP-Management

Einleitung

Geistiges Eigentum (IP) hat sich von einem Nebengebiet der Rechtsabteilung zu einem wichtigen Vermögenswert für Unternehmen entwickelt. In einigen Unternehmen macht das geistige Eigentum 90 % des Unternehmenswertes aus. Und leider auch einen großen Teil der Kosten.

Im heutigen digitalen Zeitalter spielt Software eine entscheidende Rolle bei der effizienten Verwaltung und dem Schutz geistigen Eigentums.

Heutige Softwarelösungen, die für die Verwaltung von Patenten, Marken, Designs, Urheberrechten und vielem mehr eingesetzt werden, haben das Potenzial, den Umgang mit geistigem Eigentum grundlegend zu verändern und effizienter zu gestalten. Trotzdem verwenden viele Unternehmen in diesem Bereich ältere oder veraltete Lösungen, die viele Tätigkeiten im Bereich des geistigen Eigentums hochgradig manuell abwickeln.

In diesem Artikel gehen wir auf die verschiedenen Softwareklassen ein, die im Bereich des geistigen Eigentums eingesetzt werden, und untersuchen, was heute als Stand der Technik gilt und welche Vorteile sie bieten.

Darüber hinaus beleuchten wir die Herausforderungen und Risiken, die mit dem Einsatz von IP-Software verbunden sind (z. B. Datenschutzrisiken und die Integration von Softwarelösungen in bestehende Systeme). Darüber hinaus werfen wir einen Blick in die Zukunft, um zu sehen, welche neuen Technologien und Innovationen im Bereich der IP-Software zu erwarten sind und was diese bedeuten.

Bereiten Sie sich darauf vor, in die Welt der IP-Software einzutauchen und die vielfältigen Möglichkeiten zu entdecken, die sie für den Schutz und die Verwaltung von geistigem Eigentum bietet. Lassen Sie uns gemeinsam erforschen, wie Software den Umgang mit geistigem Eigentum revolutionieren kann und welche Entwicklungen uns in dieser spannenden Branche erwarten.

Seien Sie bereit, mit mir die (fast) unendlichen Weiten des geistigen Eigentums zu entdecken und zu erforschen.

IP Software Teilbereiche

Sehr oft ist der Anfang eines geistigen Eigentums – eine Idee – eine Technik, ein Design, ein Aussehen, Worte, … Software, um eine Person kreativer zu machen oder diesen kreativen Prozess zu unterstützen, schließen wir hier aus.

Eine Software jedoch, die mehreren Teams, Erfindern, Unternehmen, Universitäten bei der Zusammenarbeit an einem Thema hilft, kann heutzutage als Geburtshelfer für neue IP angesehen werden. Die Herausforderung in diesem Zusammenhang ist eher: Wie kann eine solche Zusammenarbeit mit evtl. externen Personen rechtlich korrekt aufgeteilt werden? Wer erhält was und zu welchem Zeitpunkt? Wie können die rechtlichen Aspekte festgehalten werden, wie können sie überprüft und eingehalten werden? Gibt es z.B. Fragen der Exportkontrolle zu beachten? Und nicht zuletzt: Wer kümmert sich in welcher Weise um die IP, die in diesem Prozess entsteht? Wer ist wie zur Nutzung berechtigt? All dies sind Fragen, die bereits sehr tief in das spätere IP-Management hineinreichen. In den meisten Fällen ist dies jedoch eine Aufgabe für den Bereich Forschung und Entwicklung (F&E).

Recherche

Wer sich mit IP beschäftigt, weiß um die Bedeutung von IP auch für seine Wettbewerber. Daher ist eine ständige Überwachung und Recherche notwendig, um sicherzustellen, dass man keine fremden Rechte verletzt – aber auch, dass niemand Ihre Patente umgeht oder zu Ähnliches anmeldet.

Diese Recherche-Datenbanken gibt es in verschiedenen Ausrichtungen und Feature-Sets, je nach Vollständigkeit der Daten, den möglichen Software-Funktionen und Analyse-Tools, für Patente, Marken, Designs, Domains… .

Aufgrund des Umfangs der Datenbanken stehen diese Softwareprogramme in der Regel nur online zur Verfügung.

So gibt es bei Patenten etwa 150 Millionen veröffentlichte Patente (sowohl aktive als auch abgelaufene) und jährlich kommen etwa 3 Millionen neue Publikationen hinzu. Diese können in allen Sprachen der Welt verfasst sein; gute Übersetzungen sind deshalb unverzichtbar.

Im Bereich der Technologiebeobachtung werden oft auch interne Spezialisten eingesetzt, um den Stand der Technik zu verstehen und zu verfolgen.

Mithilfe von analytischen Methoden können aus diesen Daten sehr nützliche Einblicke in die Strategie der Wettbewerber gewonnen werden.

Der Recherche Bereich mit allen dieser öffentlich verfügbaren Informationen ist, stellt eine sehr interessante Galaxie im Bereich des geistigen Eigentums dar.

Diesen Informationsschatz auch bei der Verwaltung des eigenen Portfolios nutzbar zu machen, ist ein wichtiger Bereich von fortgeschrittenen Verwaltungssystemen.

Verwaltung

Ursprünglich wurden System für jeden Teilbereich der IP erstellt, um die Spezifika des jeweiligen Bereiches (Patente, Marken, Designs, Domains, Trade-Secret, Lizenzen, Verträge, …)zielgenau abbilden zu können. Auch wenn dieses Konzept als veraltet gilt, gibt es nach wie vor Spezialanwendungen, die entweder aufgrund interner Firmenstrukturen, Besonderheiten oder um spezielle, integrierte Services zu nutzen (Bsp.: Marken Watch mit integrierten Take Down Service, Marktplatzbeobachtung mit evtl. Zollbeschlagnahme) eine Nachfrage finden.

Fortgeschrittene Software kann alle Gruppen mit Ihren Besonderheiten und Workflows bedienen. Zusätzlich ermöglicht diese gemeinsame Portfolioanalysen – hierzu später aber mehr.

Verwaltungssoftware

Historisch fängt die Verwaltung der IP oft auf Papier, in Listen oder Tabellen an. Tabellen sind flexibel, lassen sich nach Belieben erweitern und es entstehen meistens keine oder nur geringe zusätzliche Kosten. Die Nachteile sind die Unstrukturiertheit, die je nach Bearbeiter unterschiedlich gewerteten und genutzten Felder, keine Verknüpfung mit Dateien (Amtsschreiben, Bilder, Emails,….) Schlicht es ist eine Übersicht, genügt aber keinem rechtlichen Anspruch. Fehler können nicht abgefangen werden.

Einfache Docketingsysteme erleichtern die Strukturiertheit der Eingabe, können Listenreports ausgeben. Es fehlt zumeist die Ablage der Korrespondenz, Bilder, erweiterte Reports, Automationen und Workflows oft sind kaum Länderregel aktuell eingepflegt.

IP Managementsysteme (IPMS) können zusätzlich Ihre Fälle mit Dokumente verknüpfen, Bilder integrieren (aber nur selten auch danach suchen), haben Ländergesetze und einige Workflows kaum Automationen, können oft Formbriefe und E-Mails anstoßen und verfügen über anpassbare Reports. Manche kommen auch mit einigen festen Dashboards.

Erweiterte Analysen, Verknüpfungen zu Drittsystemen sind meist nur umständlich und eingeschränkt möglich. Oft werden diese Systeme als „customized“ angeboten, nicht alle sind Web fähig und sind meistens nur auf die internen Fachanwender ausgelegt.

Oft wird heute gesagt, das Daten das neue Gold ist. Die Zusammenarbeit aller Bereich auf ein Ziel wird eingefordert und erwartet. Zusammenarbeit findet zusehends auch mit externen Quellen statt. Die Erwartungen an ein modernes IP-Managementsystem (IPMS), was dieses aus Sicherheitsaspekten, Revisionssicherheit (z.B. Auditierbarkeit) oder Offenheit und Analysierbarkeit bietet, sind stark gestiegen.

Moderne (fortgeschrittene) IPMS können zusätzlich zu oben genannten:

• Dokumente automatisch verschlagworten und wieder find bar machen.
• Aufgrund eingehender Dokumente auch automatisch Workflows auslösen (Z.B. Daten auslesen)
• Ländergesetze werden regelmäßig angepasst und über entsprechende Formulare bereitgestellt
• Integration von externen Daten (Patentämter, Finanzen, HR, Produkt Planungssysteme etc.) auch mittels APIs
• Unterstützung von Datenvalidierung
• Detaillierte Analyse- und Reportfunktionen mit interaktiven Dashboards
• Portfolioanalysen nach allen Dimensionen, wo Daten vorhanden sind (Geschäftsbereiche, Portfolios, Finanzen, externe und interne Daten, ….)
• Sicherheitsfunktionen (IT und Datensicherheit; Soc2 Typ2, ISO 27001)
• Möglichkeiten zur Umsetzung der Arbeitnehmererfindervergütung
• Förderung der internen und externen Zusammenarbeit auch mittels Portalen
• Regelmäßige Software- und Funktionsupdates in Abogebühr enthalten

Oft sind diese Systeme webbasiert und aufgrund der höheren Funktionsvielfalt auch mit den höheren zahlbaren Kosten verbunden.

Risiken

Altsysteme laufen oft auf alten Betriebssystemen mit veralteten Zugriffsmethoden. In einer verteilten Belegschaft von heute, die u.U. auch von zu Hause aus arbeiten will oder muss, sind diese Systeme weder unter dem Aspekt der IT-Sicherheit noch unter der Kosten wirklich zu empfehlen.

Bei webbasierten Systemen hängt die Sicherheit von der Verschlüsselung, der Architektur (z.B. mehrere Kunden auf einem System (multi-tenant) oder eigene Server pro Kunde (single-tenant)) und den zusätzlichen Sicherheitsmaßnahmen des Hosters ab.

Grundlage für einen verteilten Einsatz mit externen Kräften ist eine granulare Rechtevergabe mit Auditierbarkeit.

Zukunftstechnologien

Einerseits zeigt sich bereits heute, dass die Vernetzbarkeit der Systeme immer mehr zu einem Muss wird (APIs und andere strukturierte Schnittstellen). Die generierten Daten müssen fließen und einfach aber sicher mit berechtigten Personen ausgetauscht werden können, auch ohne ständigen Mailverkehr.

Die Analyse aller verfügbaren Daten (Reporting), auch mithilfe von Dashboards, wird immer wichtiger werden. IPMS-Systeme müssen diese Möglichkeit bieten. Oder sie müssen die Daten an ein Business Intelligence (BI) System liefern können.

„Künstliche Intelligenz“ (ich tendiere eher zu hochentwickelten programmierten Methoden) wird zunehmend unterstützend zum Einsatz kommen können, sobald auch die „Reproduzierbarkeit“ der Ergebnisse gewährleistet ist.

Software, die nicht in ausreichendem Maße durch den Hersteller gewartet und ständig angepasst wird, wird unbrauchbar werden.

Zusammenfassung

Software spielt eine entscheidende Rolle bei der Verwaltung und dem Schutz geistigen Eigentums (IP). Fortgeschrittene IP-Softwarelösungen bieten zahlreiche Vorteile. Trotzdem nutzen viele Unternehmen noch veraltete oder nicht ausreichende Lösungen. Moderne IP-Software bietet erweiterte Funktionen wie automatisierte Workflows, Integration von externen Datenquellen, Managen der IP aus Produkt oder anderen Perspektiven, detaillierte Analyse- und Reportfunktionen sowie State-of-the-Art Sicherheitsmaßnahmen. Fortgeschrittene IPMS Lösungen erscheinen bei reiner Kostenbetrachtung eher teuer, Ihre Vorteile wiegen diese Kosten aber mehr als auf (Automatisierungen, anpassbare Workflows).

Einfachere Lösungen haben nur noch günstigere Kosten als Argument. Durch erhöhten Personalaufwand und z.T erhebliche verdeckte Risiken wiegen dagegen schwer gegen deren Einsatz.

Die Zukunft der IP-Software liegt in der verstärkten Vernetzung mit anderen Systemen, dem Einsatz von künstlicher Intelligenz und der kontinuierlichen Wartung und Anpassung der Software durch die Hersteller und Pflege der Schnittstellen zu den Ämtern.

Schlusswort

Die Software für geistiges Eigentum bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihr IP-Management zu optimieren und ihre wertvollen Vermögenswerte effektiv zu schützen. Durch den Einsatz fortschrittlicher IP-Softwarelösungen können Unternehmen den Überblick über ihre Patente, Marken und Urheberrechte behalten, Risiken minimieren und Chancen zur Weiterentwicklung ihres geistigen Eigentums nutzen. Die kontinuierliche Weiterentwicklung der IP-Software und die Nutzung moderner Technologien wie die Unterstützung mittels künstlicher Intelligenz werden die Effizienz und Effektivität in diesem Bereich weiter steigern. Es ist entscheidend, dass Unternehmen den Wert einer modernen IP-Software erkennen und in die richtigen Lösungen investieren, um ihr geistiges Eigentum optimal zu verwalten und zu schützen. Die Zukunft der IP-Software verspricht neue Innovationen und Möglichkeiten, die uns helfen werden, das volle Potenzial unserer kreativen Ideen zu entfalten und den Schutz geistigen Eigentums auf eine neue Ebene zu heben.

Links und Informationen

• Standards: Verpflichtende gibt es keine. Aber wer diese nicht kennt, kann unter Umständen fahrlässig handeln. So gibt es im IP-Bereich seit der Veröffentlichung der DIN 77006 (Mai 2020) einen guten Qualitätsleitfaden, wie die Qualität innerhalb eines IP-Managementsystems gesichert werden kann. Diese Norm ist in Anlehnung an die Qualitätsstandard-Norm DIN EN ISO 9001.
• Sie beschreibt unter anderem die verschiedenen Unterpunkte einer IP-Strategie und wie diese aus der Geschäftsstrategie abgeleitet, kontinuierlich verbessert und die gesetzlichen Verpflichtungen erfüllt werden können.
• Geschichte des Patents: https://de.wikipedia.org/wiki/Patent
• DPMA-Schutzrechte inkl. Video: https://www.dpma.de/service/schutzrechtekurzerklaert/index.html#
• Informationen rund um das Europäische Patent und die Patntsuche: https://www.epo.org/searching-for-patents/helpful-resources/first-time-herede.html
• Informationen zum Europäischen Markenrecht: https://euipo.europa.eu/ohimportal/de/trade-marks-in-the-european-union
• Jahresbericht DPMA 1.10 https://www.dpma.de/digitalerjahresbericht/2021/jb21de/statistik.html#statistik1
• Mehr zur DIN: https://www.din.de/de/din-und-seine-partner/presse/mitteilungen/geistiges-eigentum-im-fokus-719014
• Anaqua AQX: https://www.anaqua.com/aqx-corporate/
• Anaqua PATTSY WAVE : https://www.anaqua.com/pattsy-wave/
• Anaqua Patent Search Acclaim IP: https://www.anaqua.com/analytics/
• Anaqua Video Library: https://www.anaqua.com/resources/?resourcetopic=ip-business-management or https://www.anaqua.com/resources/?