Im Artikel „Software für IP“ habe ich mich dem Thema IP Management eher vom generellen Ansatz her genähert. In diesem Artikel möchte ich auf die Anforderungen speziell bei Start-Ups und kleineren Unternehmen eingehen.
Sehr oft höre ich in Gesprächen: “Wir benutzen eine Tabellenkalkulation, um einen Überblick zu bekommen, manchmal aber auch für das IP-Docketing.“ Im ersten Fall ist meist ein externer Anwalt dabei, der sich um die IP-Verwaltung kümmert. Es zeigt sich jedoch oft, dass ein großer Bedarf an Reports, Übersichten und Vernetzung der IP mit Produkten besteht, dieser aber nicht von allen Kanzleien geliefert wird beziehungsweise werden kann.
Im Bereich Docketing muss angemerkt werden, dass Tabellenkalkulationsprogramme risikoreich, fehleranfällig und wenig effizient sind. So kann in der Regel jeder, der Schreibzugriff hat, die Tabelle nach Belieben verändern, löschen oder verschlüsseln. Es gibt kaum Möglichkeiten festzustellen, wer was zu welchem Zeitpunkt geändert hat. Nach einigen Daten (z.B. Anmerkungs- und Notiz-Felder) kann außerdem kaum gesucht werden Auch ein Datenexport nach speziellen Kriterien gestaltet sich schwierig.
Die Arbeit mit Kalkulationstabellen erfordert immer eine manuelle Eingabe und Prüfung der Daten, die aus verschiedenen Quellen, wie beispielsweise von externen Beratern oder Patentanwälten, stammen. Wenn mehrere Personen in derselben Tabelle arbeiten, erhöht sich das Risiko von Dateneingabefehlern. Dies kann dazu führen, dass die Berichterstattung über das gesamte Patent- oder Markenportfolio fehlerhaft ist. Dies wiederum erhöht das Risiko, falsche Entscheidungen zu treffen oder wichtige Fristen und amtliche Mitteilungen zu übersehen. Die Geschwindigkeit des IP-Team kann außerdem durch den Austausch unzähliger E-Mails zur Informationsübermittlung maßgeblich verlangsamt werden. Es sind wahrscheinlich viele Rückfragen erforderlich, anstatt immer direkt an der Stelle weiterzumachen, an der jemand anderes aufgehört hat.
Kurzum – besser als nichts, oder?
Die Meisten werden das bejahen – auch weil sie die Alternativen, ein gutes Dashboard und Übersichtslisten auf dem IPMS (IP Management System) des IP-Anwaltes, nicht kennen oder angeboten bekommen. Leider mache ich immer wieder die Erfahrung, dass auch veraltete Anwaltssoftware diese wichtigen Funktionen nicht bieten kann, nicht zulässt oder nur mit erheblichen Mehrkosten zur Verfügung stellt. Das erinnert mich dann an alte Banksysteme, als die Nutzung eines Selbstbedienungsterminals noch extra Geld kostete.
Doch warum benutzt ein Anwalt dann überhaupt eine spezielle IPMS-Software? Vor allem, um die Risiken klein zu halten, keine Termine zu verpassen, Arbeitszeiten und unternommene Schritte zu dokumentieren.
Hier einige der zentralen Gefahren und Nachteile:
– Datenverlust bei nicht automatischer Speicherung
– Überschreiben bei gleichzeitigem Zugriff
– Termine schwer erkennbar
– Auslastung der Mitarbeiter nicht ersichtlich
– Keine Verknüpfung der Daten mit anderen Bereichen wie Kosten, Produkte etc.
– Keine Sicherungskopien
– Tabelle meistens unverschlüsselt und leicht les- und angreifbar.
Jeder Punkt kann zwar für sich gelöst werden. Meistens erhöht ein Workaround aber die Komplexität und geht auf Kosten der Effizienz.
Ein eigenes IPMS muss her!
Zur Vermeidung dieser Probleme ist zumindest der Einsatz eines Dockingsystems erforderlich. Einfache IPMS sind oft aus solchen entstanden (wie z.B. PATTSY WAVE). Diese bieten erhebliche Vorteile im Hinblick auf zukünftige Anforderungen bei vertretbaren und nur geringen Mehrkosten. Bei der Auswahl sollte man sich aber nicht nur vom Gefühl des täglichen Umgangs oder der Darstellung von Terminen und Übersichten leiten lassen, sondern auch davon, welche Pflege in Form von Sicherheits- Leistungs- und Funktionalitäten- Updates die unterschiedlichen Systeme bieten.
Auch individuelle Dashboards, ein flexibles Reporting sowie die Möglichkeit, die Daten mit weiteren Informationen (Produkte, Finanzen etc.) anzureichern bzw. auszuwerten oder mittels künstlicher Intelligenz zu optimieren, stellen für die Zukunft einen echten Mehrwert dar. Insbesondere Dashboards liefern im optimalen Fall auch interaktive Übersichten über das Arbeitspensum, die Verteilung der diversen Schutzrechte nach Firmenbereichen, Land, Patentart, Produkten oder Markenklassen. So lässt sich eine IP-Strategie in Aktion erleben.
Die bei modernen IPMS-Systemen vorgesehene Integration mit aktuellen Daten der Patentämter hilft außerdem, um rasch neue Patentangaben zu erhalten, abzugleichen, Verlängerungs- oder Jahresgebühren automatisch zu kalkulieren, Amtsbescheide zu erfassen und Termine zu verfolgen. Die Integration der Jahresgebühren in das System reduziert zudem den dafür erforderlichen Aufwand erheblich. Diese Integrationen machen zeitaufwändige manuelle Dateneingaben überflüssig. Das Team wird effizienter und kann sich auf strategische Aktivitäten konzentrieren.
Es lohnt sich deshalb in jedem Fall, verschiedene Anbieter zu vergleichen.
Fazit
Geistiges Eigentum in Kalkulationstabellen zu verwalten ist aus gleich mehreren Gründen nicht mehr zeitgemäß. Vor allem ist es aber fehleranfällig und wenig effizient. Es schränkt die Zusammenarbeit ein, bringt Sicherheitsrisiken mit sich und skaliert nur schlecht mit dem Wachstum eines Unternehmens. IP-Teams verbringen so zu viel Zeit mit Verwaltungsaufgaben und manueller Dateneingabe.
Der Umstieg auf eine automatisierte IP-Docketing-Software mit Workflow-Automatisierung, auslösungsbasierten Benachrichtigungen und interaktiven Dashboards reduziert Risiken und Arbeitsaufwand erheblich. Bei der Umstellung von einem tabellenbasierten Verfahren auf eine Software für das IP-Management ist es wichtig, dabei die Ziele und die bestehenden Strategien anzupassen und die Akzeptanz bei den Nutzern im Auge behalten. Geprüft werden sollte auch, ob die neue Software für die bestehenden Prozesse und zukünftigen Anforderungen geeignet ist. Die Partnerschaft mit einem Provider für IP-Management-Software, der sich dafür einsetzt, dass die geschäftlichen Ziele erreicht werden, kann eine wertvolle Stütze bei den ersten Schritten und einer schnellen Skalierung sein.
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